Tokom vremena, ljudi su isprobali više tehnika za organizovanje podataka. Upotrebljavane su Rolodex kartice, bušene kartice, kartonske kutije, ormari za dokumentaciju, lepljivi papirići, indeksi s desetak hiljada odrednica i (kad se sve ostalo pokazalo kao neuspešno) velike gomile listova papira naslaganih po pisaćim stolovima. Nakon silnih patnji, ljudi su otkrili da su računari neuporedivo bolji za obradu podataka, naročito kada su količine podataka velike, podaci složeni ili se često menjaju.

To je prilika da Access pokaže šta ume. Access je alatka za upravljanje bazama podataka – tj. brižljivo uređenim katalozima informacija (ili podataka). U bazama možete čuvati gotovo svaku vrstu podataka, uključujući i brojeve, stranice teksta i slike. Baze podataka mogu biti veoma različite veličine – one se mogu izboriti sa svakom vrstom podataka, od liste telefonskih brojeva članova vaše porodice, do gigantskog kataloga firme koja prodaje sve, u opsegu od igle do lokomotive.

Šta možete raditi sa Accessom

Savremeni svet je krcat informacijama. Rezultat pretrage Weba po važnoj temi kao što je „konzervirana šargarepa” čini preko milion Web stranica. Stoga ne iznenađuje to što su ljudima svih zamislivih interesovanja potrebne kvalitetne alatke za skladištenje podataka i upravljanje njima.

Nemoguće je opisati ni delić raznih vrsta baza podataka koje svakodnevno prave ljubitelji Accessa. Ali samo da biste počeli da razmišljate kao majstor za baze podataka, evo nekoliko čestih vrsta podataka koje možete bez problema čuvati u Accessovoj bazi podataka:

• Katalozi knjiga, kompakt diskova, retkih vina, omiljenih filmova, kao i svega drugog što želite da sakupljate i evidentirate.
• Liste slanja, što omogućava da održavate kontakte s prijateljima, porodicom i saradnicima na poslu.
• Poslovni podaci, kao što su liste klijenata, katalozi proizvoda, porudžbine i fakture.
• Liste zvanica i poklona za venčanja i druge proslave.
• Liste troškova, ulaganja i drugih podataka za finansijsko planiranje.

Zamislite Access kao ličnog pomoćnika koji vam je na usluzi kada organizujete, ažurirate i pronalazite sve vrste podataka. Ne pomaže vam samo da udobnije uradite određeni posao, već omogućava da obavite stvari koje nikad ne biste mogli da uradite ručno.

Zamislite da ste bazu upravo napunili podacima o vašoj zbirci od 10.000 retkih stripova. Slučajno vam padne na pamet da pregledate sve stripove izdate 1987. godine; ili samo one čiji je junak Aquaman; ili samo one koji u naslovu sadrže reči „specijalno izdanje”. Kada biste pretraživali papirnate kataloge, bilo bi vam potrebno više dana. Na prosečnom računaru, Access može obaviti sve tri pretrage za manje od sekunde.

Access je takođe car za male firme zbog svojih legendarnih mogućnosti prilagođavanja potrebama. Na kraju krajeva, pomoću svakog softvera za rad s bazama podataka možete da napravite listu porudžbina kupaca. Ali samo Access omogućava da na jednostavan način napravite kompletan korisnički interfejs za tu bazu podataka.

Accessova dva lica

Kao što ćete otkriti, pomoću Accessa možete obavljati dve potpuno različite aktivnosti:

• Projektovanje baze podataka. Ova aktivnost podrazumeva izradu tabela (engl. tables) u kojima ćete čuvati podatke, izradu upita (engl. queries) koji mogu da pronađu važne podatke koji vam trebaju, izradu obrazaca (engl. forms) u koje se unose podaci, i izradu izveštaja (engl. reports) koji prikazuju podatke u dopadljivom štampanom obliku.
• Obrada podataka. Ova aktivnost podrazumeva unošenje novih podataka u bazu, ažuriranje onih koji su već tamo i traženje podataka koji vam trebaju. Da biste mogli to da radite, koristićete tabele, upite, obrasce i izveštaje koje ste prethodno napravili.

Prednosti dobre baze podataka

Mnogi ljudi koriste adresare da bi u njima čuvali podatke o bliskim prijateljima, daljim rođacima ili dosadnim kolegama s posla. U većini slučajeva, taj tehnički primitivan adresar sasvim dobro služi svojoj svrsi. Međutim, razmislite šta bi se dogodilo ako se opredelite da iste podatke smestite u Accessovu bazu podataka. Čak i ako o osobama iz svog adresara ne čuvate količine podataka uporedive sa onima s kojima barata Google, ipak dobijate nekoliko dodatnih mogućnosti kojih bez Accesa ne bi bilo:

• Izrada rezervnih kopija,
• Prostor,
• Pretraživanje podataka,
• Deljenje podataka s drugima
• Integrisanje s drugim aplikacijama.

Svi navedeni primeri pokazuju dobre razloge da pređete na elektronski oblik za gotovo svaku vrstu informacija.

Traka

Traka (engl. ribbon) Accessa 2007 jeste super-paleta alatki koja zamenjuje više paleta alatki i menija iz prethodnih verzija.

Kratak opis četiri osnovne kartice na Accessovoj traci:

• Home grupiše više čestih komandi, među kojima su uobičajene alatke za kopiranje i umetanje, te komande za formatiranje koje omogućavaju podešavanje fontova i boja. Tu su takođe na raspolaganju korisne mogućnosti kao što su sortiranje, pretraživanje i filtriranje podataka.
• Create sadrži komande za izradu svih vrsta objekata baze podataka. Među njima su tabele u kojima se čuvaju podaci, upiti koji pretražuju podatke, obrasci koji omogućavaju menjanje podataka i izveštaji koji omogućavaju štampanje podataka.
• ExternalData sadrži komande za uvoženje podataka u Access i izvoženje podataka iz Accessa u druge programe. Tu su i mogućnosti za integrisanje s Microsoftovim SharePoint Serverom.
• DatabaseTools sadrži profesionalne alatke koje ćete koristiti za analiziranje baze podataka, povezivanje tabela i prelazak na SQL Server. Tu ćete naći i komande za umetanje programskog koda napisanog na Visual Basicu.

Korisno je da malo vežbate dok se ne naviknete da koristite traku s karticama. Mišem pritiskajte jedan jezičak kartice za drugim, prelazeći s jedne kartice na drugu da biste videli šta svaka od njih sadrži.

Zgodna mogućnost trake s karticama jeste to što se sadržaj kartica nikad ne menja – drugim rečima, nećete videti da se komande volšebno premeštaju ili nestaju iz vidokruga. Pošto je Microsoft projektovao traku tako da bude predvidljiva, komande uvek ostaju na istim mestima. Međutim, razmeštaj komandi će se ipak malo promeniti ako promenite veličinu Accessovog prozora – tako će se bolje iskoristiti raspoloživ prostor.