Microsoft Word je vrlo složen program i veliki je problem to što njegovi parametri koji se odnose na privatnost nisu na jednom mestu. Zato se teže pronalaze i koriste.
Permission – Ograničite pristup dokumentu tako da ga mogu otvoriti i/ili izmeniti samo određene osobe. Izaberite karticu File → Protect → Protect Document → Restricted Access i odredite da li ograničavate formatiranje ili menjanje (ili i jedno i drugo). Pritisnite Yes, Start Enforcing Protection i unesite lozinku kada se to od vas zatraži.
Digital signature – Stavite digitalni potpis na dokument, što bi trebalo da znači kako je vaš. Pritisnite dugme File → Info → Protect Document → Add a Digital Signature.
Inspect Document – Analizirajte dokument i proverite da li sadrži privatne ili osetljive informacije. Pritisnite dugme File → Info → Inspect Document.
Lozinka za otvaranje/menjanje dokumenta
Ovaj tip zaštite dobro je skriven i u Wordu. Ta stara funkcija omogućuje minimalnu ili nikakvu zaštitu, jer lozinke nije tako teško provaliti, a imaju i druge nedostatke (opisuju se u nastavku). Lozinke koristite na sopstvenu odgovornost: imaćete iluziju o zaštiti, i verovaćete da je dokument dobro zaštićen. To je i gore nego da zaštita uopšte ne postoji, kada biste (s tim saznanjem na umu) verovatno bili pažljiviji i oprezniji.
Primena lozinki za otvaranje i/ili menjanje Wordovog dokumenta
Možete definisati dve vrste lozinki: jedna omogućava korisniku da otvori dokument, a druga mu omogućava da ga menja. Da biste uključili ovu vrstu zaštite, izaberite Office → Save As. U levom donjem uglu okvira za dijalog Save As izaberite Tools → General Options da biste prikazali okvir za dijalog General Options (slika). Upišite lozinku u polje Password to Open, i/ili u polje Password to Modify. Oba polja su opciona.
Opcija Read-only Recommended primenjuje se samo ako ne postoji lozinka za menjanje dokumenta. Kad je ova opcija uključena, korisnik dobija preporuku da definiše dokument samo za čitanje dok je datoteka otvorena, i saznaje kako će jednostavno odabrati tu mogućnost Kada pritisnete OK, od vas će se tražiti da potvrdite lozinke i vratite se u okvir za dijalog Save As. Pritisnite Save da biste snimili dokument s parametrima lozinke.
Kada pokušate da otvorite datoteku, od vas će se tražiti da upišete odgovarajuće lozinke. Ako znate lozinku za otvaranje a ne znate onu za menjanje, možete pritisnuti Read Only da biste otvorili dokument samo za čitanje. Pri tome se ne može menjati datoteka ali prozor dokumenta može (osim u slučajevima kada se koriste druge vrste zaštite, o kojima je ranije bilo reči). Ako snimite datoteku pod drugim imenom, nova datoteka će naslediti parametre lozinke, ali ako kopirate datoteku na Clipboard i snimite je pod drugim imenom, zaštita nestaje.