Excelova provera ispravnosti podataka (engl. data validation) omogućava da postavite određena pravila kojima ćete zadati šta se može uneti u ćeliju. Na primer, možda ćete hteti da se u određenu ćeliju mogu unositi samo celi brojevi između 1 i 5. Možete zadati da se prikaže poruka ukoliko korisnik unese neodgovarajući podatak (slika).
Excel olakšava zadavanje kriterijuma za proveru podataka, a ukoliko vam treba složeniji kriterijum, možete upotrebiti i formulu.
Definisanje kriterijuma za proveru ispravnosti podataka
Da biste definisali vrstu podataka koji se mogu uneti u ćeliju ili područje, sledite naredno uputstvo gledajući pritom sliku na kojoj su prikazane sve tri kartice okvira za dijalog Data Validation.
- Izaberite ćeliju ili područje.
- Izaberite Data → Data Validation → Data Validation... Excel će prikazati okvir za dijalog Data Validation.
- Pritisnite karticu Settings.
- Iz padajuće liste Allow izaberite odgovarajuću opciju. Promeniće se sadržaj okvira za dijalog Data Validation i videćete kontrole, zavisno od izabrane opcije. Da biste definisali formulu, izaberite opciju Custom.
- Definišite uslove pomoću prikazanih kontrola. Zavisno od opcije izabrane u četvrtom koraku, pojaviće se druge kontrole kojima možete pristupiti.
- (Neobavezno) Pritisnite karticu Input Message i definišite poruku koja će se pojaviti kada korisnik izabere ćeliju. Tako korisnika obaveštavate koja se vrsta podataka može uneti u ćeliju. Ukoliko preskočite ovaj korak, neće se pojaviti poruka kada korisnik izabere ćeliju.
- (Neobavezno) Pritisnite karticu Error Alert i definišite poruku koja će se pojaviti kada korisnik unese pogrešan podatak. Zavisno od stavke koju izaberete u padajućoj listi Style, definišete opcije koje se korisniku nude kada unese pogrešan podatak. Da biste sprečili unos pogrešnih podataka, izaberite opciju Stop. Ukoliko preskočite ovaj korak, pojaviće se standardna poruka kada korisnik unese pogrešan podatak.
- Pritisnite OK. Na ćeliju ili područje biće primenjeni zadati kriterijumi za proveru ispravnosti podataka.
Vrste kriterijuma za proveru ispravnosti podataka
Na kartici Settings u okviru za dijalog Data Validation, možete zadati mnogo raznovrsnih kriterijuma za proveru ispravnosti podataka. Sledeće opcije su na raspolaganju u padajućoj listi Allow. Imajte u vidu da se druge kontrole na kartici Settings razlikuju, što zavisi od opcije koju izaberete u toj padajućoj listi.
- Any Value (bilo koja vrednost) Kad izaberete ovu opciju, ukloniće se svi postojeći kri-terijumi za proveru ispravnosti podataka. Ipak, ako je na kartici Input Message potvrđena opcija za prikaz poruke prilikom izbora ćelije, poruka će se i dalje prikazivati.
- Whole Number (ceo broj) Korisnik mora uneti ceo broj. Važeći opseg celih brojeva definisaćete pomoću padajuće liste Data. Na primer, možete zadati da se unose samo celi brojevi koji su veći od 100.
- Decimal (decimalni brojevi) Korisnik mora uneti broj. Važeći opseg brojeva definišete pomoću kriterijuma iz padajuće liste Data. Na primer, možete zadati da se unose samo brojevi veći od 0 ili jednaki 0 i manji od 1 ili jednaki 1.
- List (lista) Korisnik mora izabrati vrednost iz raspoložive liste.
- Date (datum) Korisnik mora uneti datum. Važeći period definisaćete pomoću opcija iz padajuće liste Data. Na primer, možete zadati da se unose samo datumi između 1. januara 2016. i 31. decembra 2016.
- Time (vreme) Korisnik mora uneti vreme. Važeći period definisaćete pomoću opcija iz padajuće liste Data. Na primer, možete zadati da se unosi samo vreme posle 12 časova.
- Text Length (dužina teksta) Dužina podatka (broj znakova) ograničena je. Važeću dužinu definisaćete pomoću padajuće liste Data. Na primer, možete zadati da dužina unetog podatka bude 1 (jedan alfanumerički znak).
- Custom (namenski) Da biste koristili ovu opciju, morate uneti logičku formulu koja će utvrditi valjanost unesenih podataka (logička formula daje rezultat TRUE ili FALSE). Formulu možete uneti direktno u polje Formula (koje se pojavljuje kada izaberete opciju Custom) ili možete zadati referencu ćelije koja sadrži formulu. U ovom odeljku navedeni su primeri korisnih formula.